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Software gestionale: come creare gli articoli correttamente


Quando si sceglie di abbandonare carta e penna in favore di un software gestionale, una delle fasi più delicate è la creazione degli articoli. Parliamo di fase delicata poiché l'organizzazione degli articoli decreta parte dell'efficienza e la praticità della gestione aziendale.

In questo post ti spieghiamo il significato delle varie voci che si trovano nella schermata di creazione di un articolo sui software gestionali. Inoltre ti forniamo le linee guida che ti aiuteranno a creare gli articoli nel migliore dei modi.

Codice e descrizione prodotto

Il codice prodotto è un elemento essenziale in quanto è la stringa univoca che rappresenta i vari articoli.

Il codice può essere numerico o alfanumerico... Solitamente, il codice alfanumerico risulta più efficiente in quanto è "parlante", vale a dire che è possibile individuare il prodotto dando una rapida occhiata al codice. Al contrario, i codici numerici sono anonimi e difficili da collegare mentalmente ad un prodotto rendendo la gestione aziendale (inutilmente) più complicata.

Alcuni software gestionali permettono di inserire anche un codice secondario garantendo un'organizzazione ancora più efficiente.

La descrizione è un altro fattore fondamentale in quanto rappresenta il vero nome del prodotto mostrato sui documenti. È importante che la descrizione sia chiara, corretta e che contenga tutte le parole chiave importanti per facilitare le ricerche dei prodotti.

Categorie e sottocategorie

Una volta stabilito il criterio con cui impostare i codici, è bene iniziare a "catalogare" i prodotti in modo efficiente ed ordinato. Gran parte dei software gestionali permettono di creare categorie e una serie di sottocategorie indipendenti così da formare una struttura ad albero o un sistema di catalogazione totalmente indipendente. La scelta avviene in base all'attività che gestisci.

Una delle più efficaci è la struttura ad albero che garantisce ordine ed efficienza. Qui di seguito, trovi un esempio estremamente semplificato di come un negozio di frutta organizzerebbe i prodotti sfruttando il sistema ad albero.



Ma come ho scritto poc'anzi, la struttura ad albero non è sempre la scelta ideale, in alcuni casi è bene sfruttare i vari raggruppamenti in modo indipendente. Ecco un esempio dell'organizzazione dei prodotti che potrebbe adottare un negozio d'informatica:



Insomma, anche in questo caso, non esiste un metodo migliore o uno peggiore, in realtà, se il software lo permette, si possono anche mescolare i due metodi. Il sistema migliore per la tua attività è quello che soddisfa non solo le tue esigenze organizzative, ma anche quelle del tuo staff.

Unità di misura

Anche l'unità di misura varia in base alla tipologia d'azienda, ma in ogni caso devi assicurarti che sia:
  • Quantificabile
  • Convertibile in altre unità di misura quando necessario
Facendo nuovamente un esempio banale, prendiamo in esame un rivenditore di bevande che deve impostare l'unità di misura dei suoi prodotti. In questo caso particolare, il rivenditore potrebbe aver bisogno di due unità di misura come: bottiglie e casse.

Entrambe le unità di misura rispettano i requisiti base: sono quantificabili e sono convertibili (in base al prodotto, è possibile stabilire quante sono le bottiglie di cui è composta una "cassa"). L'unità di misura è fondamentale non solo per quantificare i movimenti degli articoli, ma anche per la distinta base.

Codice IVA

Per essere in regola con le leggi italiane e facilitare la gestione della contabilità ogni prodotto deve essere caratterizzato da un codice IVA. Un buon gestionale non ti permette di selezionare esclusivamente la percentuale, ma dovrebbe garantire la configurazione di vari parametri come:
  • Tipo IVA
  • Tipo imponibile
  • Regimi speciali
Si tratta di aspetti fondamentali che permettono una buona flessibilità del software garantendone l'efficienza in qualsiasi circostanza, anche senza aggiornamenti particolari.

Listini e sconti

Abbiamo visto insieme come catalogare i prodotti, come impostare l'unità di misura e il codice IVA, ora vediamo come gestire i listini e sconti.

Partiamo col dire che un buon software gestionale non dovrebbe limitarsi a gestire un solo listino, ma dovrebbe dare la possibilità di creare più listini da utilizzare per gli scopi più disparati.

Se ad un negozietto potrebbe bastare un solo listino che rappresenta il prezzo per i clienti, una grande azienda che si occupa di commercio all'ingrosso potrebbe aver bisogno di numerosi listini: uno per i clienti, uno per i clienti fidelizzati, ecc.

Anche la gestione dello sconto sul singolo prodotto rappresenta una caratteristica fondamentale in quanto permette di gestire con facilità le promozioni.

Scopri il tuo metodo e miglioralo costantemente!

Come avrai capito arrivato a questo punto: non esistono soluzioni che vadano bene per tutte le tipologie di business. Infatti in questo articolo ci siamo limitati a darti delle linee guida... Sarai tu a decidere come organizzare i dati degli articoli del tuo software gestionale o, se proprio non ce la fai, potresti chiedere il supporto di consulenti esperti che ti indicheranno la "corretta via".

I vantaggi di una piattaforma gestionale

Quando arriva il momento di scegliere il software gestionale per la tua azienda, devi considerare un insieme di fattori che, come abbiamo visto, non si limitano al gestionale, ma coinvolgono anche la software house stessa. Al momento esistono numerose tipologie di software gestionali più o meno settorializzati.
Il vantaggio di alcuni di questi software gestionali è che sono estremamente completi nelle loro specifiche funzionalità. Ma lo svantaggio è che sono estremamente limitati alla gestione di determinate problematiche. A causa di queste limitazioni, in caso di necessità, ti servirà un altro software con relativi ulteriori costi.

Alcune tipologie di software gestionali

  • Software di contabilità
    • Gestione delle scritture in prima nota
    • Gestione dei registri IVA e delle liquidazioni IVA
    • Stampe e riclassificazioni del bilancio contabile
    • Gestione delle partite/scadenze
  • Software per il magazzino
    • Gestione della distinta base
    • Gestione dei lanci di produzione
    • Gestione della raccolta dei dati della produzione
  • Software per la produzione
    • Gestione della distinta base
    • Pianificazione del fabbisogno dei materiali
    • Gestione dei lanci di produzione
    • Gestione della raccolta dati di produzione
  • Software per il budgeting
  • Software di gestione ed analisi finanziaria
  • Software gestionale per ristoranti e pizzerie

Perché preferire una piattaforma?!

Come puoi vedere dalla lista sopra riportata, alcune aziende hanno bisogno di utilizzare due o più software per gestire tutte le problematiche. Inoltre, spesso, questi software hanno notevoli difficoltà a "comunicare" tra loro.

A tal proposito VALVES propone la piattaforma O-Key Win, che può essere integrata con vari moduli e verticali per adattarsi alle esigenze delle singole aziende anche con personalizzazioni vestite alle gestioni più’ complesse.

La piattaforma presenta un vantaggio particolare: si tratta di un unico software modulare. Ciò vuol dire che con l'installazione di un semplice modulo aggiuntivo, si possono gestire altre problematiche senza ricorrere ad un nuovo caricamento dei dati, come succederebbe con l’utilizzo di un nuovo software a parte.

La stessa piattaforma permette un rapido scambio di dati. Ad esempio, nel caso di più software gestionali, per registrare un documento di trasporto in contabilità si dovrebbero esportare i dati dal software di gestione aziendale, adattarli per il software di contabilità, importarli nuovamente ed elaborarli... Un enorme spreco di tempo e risorse. Con una piattaforma come O-Key Win invece, il tutto si riduce ad una manciata di click.

Se vuoi scoprire di più in merito ad O-Key Win, i verticali e i moduli aggiuntivi di Valves visita il sito Web o contattaci al numero verde (800 992 060).

Valves, software gestionali per ogni settore


Da oltre 20 anni Valves opera nel settore della progettazione e sviluppo di software gestionali. I nostri sistemi informatici  aiutano, aziende e professionisti,  a gestire facilmente e a far crescere velocemente il proprio business. Un concentrato di tecnologia e innovazione, unito alla facilità di utilizzo, rendono i nostri prodotti unici nel loro genere. I nostri software sono realizzati tenendo conto delle diverse esigenze dei clienti e si adattano perfettamente ad ogni settore aziendale.
I nostri esperti suggeriscono la migliore soluzione per un acquisto consapevole e accompagnano il cliente in ogni singola fase, dall’installazione al supporto tecnico. Valves dispone al suo interno di uno staff di professionisti che forma il cliente sul prodotto acquistato e garantisce un supporto tecnico attraverso il proprio call-center.  Grazie ai semplici strumenti di teleassistenza, i nostri tecnici sono in grado di risolvere in tempo reale le diverse problematiche d’utilizzo.
Le nostre diverse soluzioni e pacchetti software, riescono a  soddisfare le richieste di ogni settore aziendale, di tutti i reparti e attività, perché  ogni applicazione mira ad essere creata ed implementata per essere sempre più vicino alle esigenze del cliente. Ciò è possibile perché ci avvaliamo di una rete operante nel territorio nazionale di Partner e Rivenditori autorizzati che, attraverso la loro esperienza e all’elevata
competenza in ambito gestionale, studiano e rilevano sul campo le esigenze dei clienti per offrire le soluzioni sempre più avanzate ed efficienti.

Per maggiori informazioni visita il nostro sito www.valvesonline.it  o scrivi a info@valvesonline.it o chiama il numero verde 800 992060

Software Gestionali - Una realtà sempre più affermata all’interno di questa nuova società digitalizzata

programmi gestionali

Oggi voglio parlarvi in maniera approfondita di questi Software Gestionali che promettono di semplificare e rendere più autonoma la gestione aziendale della propria azienda o attività commerciale.

In primis ci tengo a spiegare bene a tutti coloro che non sanno cosa siano o che per la prima volta si interfacciano in questo mondo.

Software Gestionale : A cosa serve e perché utilizzarli ?
Periodicamente piccole imprese e realtà commerciali si trovano a dover fronteggiare problematiche di vario genere a difficolta; dovute a cause di diversa natura :

-          Sprechi di tempo e risorse (perché non gestite nel modo corretto)
-          Errori Umani
-          Mancanza di Competenze
-          Gestione aziendale autonoma e confusionaria (perché gestita periodicamente e non giorno per giorno)

Questi sono solo alcuni dei fattori riguardanti la gestione aziendale che possono danneggiare seriamente l’organizzazione del lavoro e della produzione di una azienda. Proprio da queste esigenze nasce l’idea di produrre dei software in grado di adempiere a queste funzioni in maniera autonoma e personalizzata.

Software Gestionale : Quali processi aziendali ricopre e come semplifica la mia attività aziendale?
Quasi tutti i software gestionali in commercio utilizzano una struttura modulare cosi da attivare e personalizzare solo i moduli che una determinata gestione richiede indipendentemente che sia un’azienda o un’attività commerciale. 

Ma cosa sono questi moduli? E perché vengono forniti separatamente!?
I moduli di gestione sono veramente numerosi, ogni modulo rappresenta un ambito da gestire a parte nella propria gestione aziendale; per questo motivo rendono questi software adatti a qualsiasi tipo di attività o azienda.

I moduli di questi programmi gestionali vengono forniti separatamente per due principali motivi :

1)      - Per non implementare funzionalità inutili che possono confondere solo le idee a tutti coloro che ne fanno uso; attivando solo i moduli utili la gestione aziendale rimarrà semplice e intuitiva.
2)      - Il secondo motivo è di natura economica, infatti si attivano solo i moduli fondamentali per non avere una spreco di risorse, attivando funzionalità che magari non servono alla vostra attività aziendale.

 Software Gestionale : Quanti e quali sono i moduli presenti all’interno dei programmi gestionali?
Ogni software gestionale può avere un numero variabile di questi moduli asseconda delle funzionalità che il programma è in grado di svolgere, vediamo insieme i moduli più utilizzati :

Logistica : Questo modulo del programma gestionale gestisce e tiene sotto controllo tutte le fasi di movimentazione di materiali e prodotti, partendo dal fornitore e arrivando alla consegna.

Magazzino : Questo è uno dei moduli solitamente più utile alle azienda. Il magazzino è spesso fonte di problemi e rallentamenti causati da una pessima gestione manuale di scorte, giacenze e ordini.

Produzione : Il modulo del software gestionale per la produzione è in grado di ottimizzare l’’efficienza del ciclo di produzione riducendone il tempo, calibrando le risorse umane e il materiale a disposizione.

Distribuzione : Modulo necessario per tutti coloro che hanno bisogno di gestire una rete distributiva senza intoppi. Gestisce l’uscita dei prodotti o materiali dall’azienda semplificando i processi riguardanti destinatari, indirizzari e vettori di trasporto.

Vendite e Tentate Vendite : Questi tipi di moduli sono perfetti per le attività commerciali di qualsiasi genere, semplificano i processi di vendita, dando la possibilità di attivare e gestire il proprio mercato online(E-commerce), sincronizzando il modulo del software gestionale con il sito da voi gestito.

Rapporti e Gestione : Questa tipologia di modulo è chiamato anche modulo di Gestione CRM(Customer Relationship Management). Semplifica la gestione dei rapporti intraziendali con clienti e fornitori, permettendo l’accesso immediato a nominativi, contratti, stati della trattativa, documentazioni interne e fatture.

Monitoraggio Attività : Da tutti conosciuta come Business Intelligence. In questo modulo il software gestionale analizza ed estrapola tutti i dati inerenti alla contabilità e agli innumerevoli processi produttivi aziendali. Dopo un’attenta analisi di questi dati il software valuta, evidenziando tutti i possibili interventi sui costi, le risorse e le tempistiche da calibrare e ottimizzare in maniera da migliorare e far crescere ulteriormente la vostra attività evitando li sprechi.

Questi sono a mio modo di vedere i moduli fondamentali di cui un azienda ha bisogno. Nel era della digitalizzazione, questi software gestionali stanno diventando ogni giorno una realtà sempre più affermata. Portando a ottimizzare i tempi e le risorse, riducendo i costi di gestione e migliorando lo scambio di informazioni tra i diversi dipartimenti; il tutto riuscendo ad averne il più totale e facile controllo. 

Questi software gestionali sembrano cosi essere dei validi strumenti tecnologici utili alla catalogazione di ogni tipo di documento facilitando e rendendo più precisa e automatica la compilazione di fatture attiva e passiva, bollettini, DDT e ogni tipo di comunicazione sia cartacea che elettronica.