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Backup dati gestionale: come e perché devi farlo

Il backup è una delle poche azioni in grado di salvare i tuoi dati in seguito ad un danno del PC, un attacco hacker e decine di altri pericoli informatici. In questo articolo cercheremo di spiegarti cos'è un backup, perché devi farlo e come si fa.

Cos'è un backup?

Prima di spiegare come e perché farlo, è giusto spiegare cos'è un "backup". Questo termine inglese tanto affascinante quanto semplice si traduce letteralmente in "riserva".

In ambito informatico il backup è una semplice copia di riserva dei dati da recuperare in caso di necessità.

Perché devi fare un backup?

Qualsiasi azione fatta sui PC può mettere a rischio i dati. Solitamente il PC dove si utilizza il software gestionale è lo stesso che si utilizza per la navigazione Web e altre mansioni più o meno rischiose... Quindi una volta danneggiato o infettato, i dati in esso contenuti sono a rischio.

In realtà, la perdita di dati non è sempre causata da un'azione diretta dell'utente... I PC sono macchine e come tali, possono rompersi improvvisamente causando danni anche irreparabili.

Per questi motivi, anche se ritieni di essere un esperto di informatica o "immune ai virus informatici", ciò che ti consigliamo di fare è un backup periodico dei tuoi dati. Adotta questa buona abitudine in ogni ambito e per ogni dispositivo in tuo possesso.

Come fare un backup?

Come detto poco fa (e se non hai letto i due paragrafi precedenti, corri a farlo!) il backup altro non è che una copia di riserva dei tuoi dati. Anche se esistono decine di tool interamente dedicati al backup, in realtà puoi farlo da solo e senza installare software particolari.

Cosa serve per fare un backup rudimentale?Serve semplicemente un supporto di archiviazione esterno (Hard Disk, Pen Drive, ecc) o un servizio di archiviazione cloud (Google Drive, Dropbox, OneDrive, ecc)

Ti sembrerà strano, ma per fare un backup non serve altro che un altro "posto di riserva" dove salvare i dati.

Nel caso tu voglia utilizzare un supporto di archiviazione esterno, ti basta collegarlo al PC e copiarci sopra i dati che vuoi mettere al sicuro (attenzione: ho scritto "copiare", non "spostare"). A questo punto riponi il supporto in un posto sicuro e non utilizzarlo per altri scopi se non per l'eventuale ripristino dei dati.

Se invece hai deciso di sfruttare l'affascinante cloud, il processo è molto più semplice ed economico. Infatti i servizi backup in cloud garantiscono un'archiviazione rapida e sicura... Tutto ciò di cui hai bisogno in questo caso è una connessione Internet che ti permetta di trasferire i dati.

Non esiste un metodo migliore e uno peggiore, devi valutare in base alle tue necessità e in base alle circostanze. In linea di massima, se si dispone di una connessione Internet efficiente, il metodo consigliato è il backup cloud che risulta più comodo, accessibile e affidabile.

Come fare il backup dei dati del proprio gestionale?

Eccoci arrivati alla domanda fatidica... Purtroppo non esiste una guida o una risposta che vada bene per qualsiasi software gestionale, infatti, esattamente come un'automobile: anche se da fuori sembrano tutti simili, ognuno ha una propria architettura. Ci sono software che hanno una vera e propria funzione per il backup, mentre altri hanno una semplice cartella dedicata ai dati.

Quindi a seconda degli strumenti forniti dal programma valuta il metodo di backup migliore per te insieme ai tuoi tecnici.

Software gestionale: come creare gli articoli correttamente


Quando si sceglie di abbandonare carta e penna in favore di un software gestionale, una delle fasi più delicate è la creazione degli articoli. Parliamo di fase delicata poiché l'organizzazione degli articoli decreta parte dell'efficienza e la praticità della gestione aziendale.

In questo post ti spieghiamo il significato delle varie voci che si trovano nella schermata di creazione di un articolo sui software gestionali. Inoltre ti forniamo le linee guida che ti aiuteranno a creare gli articoli nel migliore dei modi.

Codice e descrizione prodotto

Il codice prodotto è un elemento essenziale in quanto è la stringa univoca che rappresenta i vari articoli.

Il codice può essere numerico o alfanumerico... Solitamente, il codice alfanumerico risulta più efficiente in quanto è "parlante", vale a dire che è possibile individuare il prodotto dando una rapida occhiata al codice. Al contrario, i codici numerici sono anonimi e difficili da collegare mentalmente ad un prodotto rendendo la gestione aziendale (inutilmente) più complicata.

Alcuni software gestionali permettono di inserire anche un codice secondario garantendo un'organizzazione ancora più efficiente.

La descrizione è un altro fattore fondamentale in quanto rappresenta il vero nome del prodotto mostrato sui documenti. È importante che la descrizione sia chiara, corretta e che contenga tutte le parole chiave importanti per facilitare le ricerche dei prodotti.

Categorie e sottocategorie

Una volta stabilito il criterio con cui impostare i codici, è bene iniziare a "catalogare" i prodotti in modo efficiente ed ordinato. Gran parte dei software gestionali permettono di creare categorie e una serie di sottocategorie indipendenti così da formare una struttura ad albero o un sistema di catalogazione totalmente indipendente. La scelta avviene in base all'attività che gestisci.

Una delle più efficaci è la struttura ad albero che garantisce ordine ed efficienza. Qui di seguito, trovi un esempio estremamente semplificato di come un negozio di frutta organizzerebbe i prodotti sfruttando il sistema ad albero.



Ma come ho scritto poc'anzi, la struttura ad albero non è sempre la scelta ideale, in alcuni casi è bene sfruttare i vari raggruppamenti in modo indipendente. Ecco un esempio dell'organizzazione dei prodotti che potrebbe adottare un negozio d'informatica:



Insomma, anche in questo caso, non esiste un metodo migliore o uno peggiore, in realtà, se il software lo permette, si possono anche mescolare i due metodi. Il sistema migliore per la tua attività è quello che soddisfa non solo le tue esigenze organizzative, ma anche quelle del tuo staff.

Unità di misura

Anche l'unità di misura varia in base alla tipologia d'azienda, ma in ogni caso devi assicurarti che sia:
  • Quantificabile
  • Convertibile in altre unità di misura quando necessario
Facendo nuovamente un esempio banale, prendiamo in esame un rivenditore di bevande che deve impostare l'unità di misura dei suoi prodotti. In questo caso particolare, il rivenditore potrebbe aver bisogno di due unità di misura come: bottiglie e casse.

Entrambe le unità di misura rispettano i requisiti base: sono quantificabili e sono convertibili (in base al prodotto, è possibile stabilire quante sono le bottiglie di cui è composta una "cassa"). L'unità di misura è fondamentale non solo per quantificare i movimenti degli articoli, ma anche per la distinta base.

Codice IVA

Per essere in regola con le leggi italiane e facilitare la gestione della contabilità ogni prodotto deve essere caratterizzato da un codice IVA. Un buon gestionale non ti permette di selezionare esclusivamente la percentuale, ma dovrebbe garantire la configurazione di vari parametri come:
  • Tipo IVA
  • Tipo imponibile
  • Regimi speciali
Si tratta di aspetti fondamentali che permettono una buona flessibilità del software garantendone l'efficienza in qualsiasi circostanza, anche senza aggiornamenti particolari.

Listini e sconti

Abbiamo visto insieme come catalogare i prodotti, come impostare l'unità di misura e il codice IVA, ora vediamo come gestire i listini e sconti.

Partiamo col dire che un buon software gestionale non dovrebbe limitarsi a gestire un solo listino, ma dovrebbe dare la possibilità di creare più listini da utilizzare per gli scopi più disparati.

Se ad un negozietto potrebbe bastare un solo listino che rappresenta il prezzo per i clienti, una grande azienda che si occupa di commercio all'ingrosso potrebbe aver bisogno di numerosi listini: uno per i clienti, uno per i clienti fidelizzati, ecc.

Anche la gestione dello sconto sul singolo prodotto rappresenta una caratteristica fondamentale in quanto permette di gestire con facilità le promozioni.

Scopri il tuo metodo e miglioralo costantemente!

Come avrai capito arrivato a questo punto: non esistono soluzioni che vadano bene per tutte le tipologie di business. Infatti in questo articolo ci siamo limitati a darti delle linee guida... Sarai tu a decidere come organizzare i dati degli articoli del tuo software gestionale o, se proprio non ce la fai, potresti chiedere il supporto di consulenti esperti che ti indicheranno la "corretta via".

I vantaggi di una piattaforma gestionale

Quando arriva il momento di scegliere il software gestionale per la tua azienda, devi considerare un insieme di fattori che, come abbiamo visto, non si limitano al gestionale, ma coinvolgono anche la software house stessa. Al momento esistono numerose tipologie di software gestionali più o meno settorializzati.
Il vantaggio di alcuni di questi software gestionali è che sono estremamente completi nelle loro specifiche funzionalità. Ma lo svantaggio è che sono estremamente limitati alla gestione di determinate problematiche. A causa di queste limitazioni, in caso di necessità, ti servirà un altro software con relativi ulteriori costi.

Alcune tipologie di software gestionali

  • Software di contabilità
    • Gestione delle scritture in prima nota
    • Gestione dei registri IVA e delle liquidazioni IVA
    • Stampe e riclassificazioni del bilancio contabile
    • Gestione delle partite/scadenze
  • Software per il magazzino
    • Gestione della distinta base
    • Gestione dei lanci di produzione
    • Gestione della raccolta dei dati della produzione
  • Software per la produzione
    • Gestione della distinta base
    • Pianificazione del fabbisogno dei materiali
    • Gestione dei lanci di produzione
    • Gestione della raccolta dati di produzione
  • Software per il budgeting
  • Software di gestione ed analisi finanziaria
  • Software gestionale per ristoranti e pizzerie

Perché preferire una piattaforma?!

Come puoi vedere dalla lista sopra riportata, alcune aziende hanno bisogno di utilizzare due o più software per gestire tutte le problematiche. Inoltre, spesso, questi software hanno notevoli difficoltà a "comunicare" tra loro.

A tal proposito VALVES propone la piattaforma O-Key Win, che può essere integrata con vari moduli e verticali per adattarsi alle esigenze delle singole aziende anche con personalizzazioni vestite alle gestioni più’ complesse.

La piattaforma presenta un vantaggio particolare: si tratta di un unico software modulare. Ciò vuol dire che con l'installazione di un semplice modulo aggiuntivo, si possono gestire altre problematiche senza ricorrere ad un nuovo caricamento dei dati, come succederebbe con l’utilizzo di un nuovo software a parte.

La stessa piattaforma permette un rapido scambio di dati. Ad esempio, nel caso di più software gestionali, per registrare un documento di trasporto in contabilità si dovrebbero esportare i dati dal software di gestione aziendale, adattarli per il software di contabilità, importarli nuovamente ed elaborarli... Un enorme spreco di tempo e risorse. Con una piattaforma come O-Key Win invece, il tutto si riduce ad una manciata di click.

Se vuoi scoprire di più in merito ad O-Key Win, i verticali e i moduli aggiuntivi di Valves visita il sito Web o contattaci al numero verde (800 992 060).

Software Gestionali, 10 caratteristiche essenziali e come scegliere

Negli anni settanta, le aziende hanno iniziato a scoprire le potenzialità e le comodità offerte dai software gestionali, ma è solo negli anni novanta che si sono diffusi a macchia d'olio grazie alle prime interfacce grafiche, decisamente più comprensibili e pratiche rispetto alle vecchie interfacce a riga di comando.

Quando scegli il software gestionale della tua azienda, non prendere la scelta alla leggera e cerca di essere lungimirante considerando le caratteristiche del software e, soprattutto, della software house.

Oltre all'investimento economico, un software gestionale richiede la formazione del personale, la modifica del modus operandi e, in molti casi, una riorganizzazione totale o parziale dei reparti e dei processi aziendali. Pertanto, una volta scelto, è estremamente difficile cambiare. Ecco perché la disponibilità, la professionalità e le opportunità che la software house può dare rappresenta la scelta più importante.

Vediamo, allora, le caratteristiche che dovrebbe avere un buon software gestionale abbinata ad una software house professionale.

10 Caratteristiche essenziali

  1. Interfaccia grafica semplice, funzionale e uguale per tutte le procedure
  2. Utilizzabile con varie tipologie di hardware e sistemi operativi
  3. Assistenza tecnica pronta ed efficiente
  4. Gestione dei privilegi utenti
  5. Contabilità fiscale e gestione aziendale direttamente collegate alla stessa piattaforma
  6. Statistiche e report su ogni fase operativa personalizzabili con appositi strumenti di sviluppo integrati nella piattaforma
  7. Versatilità con integrazione di moduli aggiuntivi (esempio: e-commerce collegato direttamente al gestionale, procedure mobile, fatturazione elettronica, procedure telematiche, ecc..)  
  8. Apertura ad immediate personalizzazioni
  9. Business Intelligence integrata
  10. Supporto garantito per aggiornamenti correttivi, adeguativi e migliorativi

Non considerare il software. Considera la software house!

Queste sono le caratteristiche essenziali di un buon software gestionale, ma quando ne valuti uno, ti invitiamo nuovamente a considerare la software house e la professionalità offerta.
Infatti, un gestionale completo ed efficiente, potrebbe non essere sufficiente se l'azienda non offre supporto, formazione, aggiornamenti e, soprattutto, ascolto e soluzioni per le tue esigenze.

Se sei curioso di scoprire le soluzioni di Valves, visita il sito Web o contattaci al numero verde (800 992 060).