Software gestionale: come creare gli articoli correttamente


Quando si sceglie di abbandonare carta e penna in favore di un software gestionale, una delle fasi più delicate è la creazione degli articoli. Parliamo di fase delicata poiché l'organizzazione degli articoli decreta parte dell'efficienza e la praticità della gestione aziendale.

In questo post ti spieghiamo il significato delle varie voci che si trovano nella schermata di creazione di un articolo sui software gestionali. Inoltre ti forniamo le linee guida che ti aiuteranno a creare gli articoli nel migliore dei modi.

Codice e descrizione prodotto

Il codice prodotto è un elemento essenziale in quanto è la stringa univoca che rappresenta i vari articoli.

Il codice può essere numerico o alfanumerico... Solitamente, il codice alfanumerico risulta più efficiente in quanto è "parlante", vale a dire che è possibile individuare il prodotto dando una rapida occhiata al codice. Al contrario, i codici numerici sono anonimi e difficili da collegare mentalmente ad un prodotto rendendo la gestione aziendale (inutilmente) più complicata.

Alcuni software gestionali permettono di inserire anche un codice secondario garantendo un'organizzazione ancora più efficiente.

La descrizione è un altro fattore fondamentale in quanto rappresenta il vero nome del prodotto mostrato sui documenti. È importante che la descrizione sia chiara, corretta e che contenga tutte le parole chiave importanti per facilitare le ricerche dei prodotti.

Categorie e sottocategorie

Una volta stabilito il criterio con cui impostare i codici, è bene iniziare a "catalogare" i prodotti in modo efficiente ed ordinato. Gran parte dei software gestionali permettono di creare categorie e una serie di sottocategorie indipendenti così da formare una struttura ad albero o un sistema di catalogazione totalmente indipendente. La scelta avviene in base all'attività che gestisci.

Una delle più efficaci è la struttura ad albero che garantisce ordine ed efficienza. Qui di seguito, trovi un esempio estremamente semplificato di come un negozio di frutta organizzerebbe i prodotti sfruttando il sistema ad albero.



Ma come ho scritto poc'anzi, la struttura ad albero non è sempre la scelta ideale, in alcuni casi è bene sfruttare i vari raggruppamenti in modo indipendente. Ecco un esempio dell'organizzazione dei prodotti che potrebbe adottare un negozio d'informatica:



Insomma, anche in questo caso, non esiste un metodo migliore o uno peggiore, in realtà, se il software lo permette, si possono anche mescolare i due metodi. Il sistema migliore per la tua attività è quello che soddisfa non solo le tue esigenze organizzative, ma anche quelle del tuo staff.

Unità di misura

Anche l'unità di misura varia in base alla tipologia d'azienda, ma in ogni caso devi assicurarti che sia:
  • Quantificabile
  • Convertibile in altre unità di misura quando necessario
Facendo nuovamente un esempio banale, prendiamo in esame un rivenditore di bevande che deve impostare l'unità di misura dei suoi prodotti. In questo caso particolare, il rivenditore potrebbe aver bisogno di due unità di misura come: bottiglie e casse.

Entrambe le unità di misura rispettano i requisiti base: sono quantificabili e sono convertibili (in base al prodotto, è possibile stabilire quante sono le bottiglie di cui è composta una "cassa"). L'unità di misura è fondamentale non solo per quantificare i movimenti degli articoli, ma anche per la distinta base.

Codice IVA

Per essere in regola con le leggi italiane e facilitare la gestione della contabilità ogni prodotto deve essere caratterizzato da un codice IVA. Un buon gestionale non ti permette di selezionare esclusivamente la percentuale, ma dovrebbe garantire la configurazione di vari parametri come:
  • Tipo IVA
  • Tipo imponibile
  • Regimi speciali
Si tratta di aspetti fondamentali che permettono una buona flessibilità del software garantendone l'efficienza in qualsiasi circostanza, anche senza aggiornamenti particolari.

Listini e sconti

Abbiamo visto insieme come catalogare i prodotti, come impostare l'unità di misura e il codice IVA, ora vediamo come gestire i listini e sconti.

Partiamo col dire che un buon software gestionale non dovrebbe limitarsi a gestire un solo listino, ma dovrebbe dare la possibilità di creare più listini da utilizzare per gli scopi più disparati.

Se ad un negozietto potrebbe bastare un solo listino che rappresenta il prezzo per i clienti, una grande azienda che si occupa di commercio all'ingrosso potrebbe aver bisogno di numerosi listini: uno per i clienti, uno per i clienti fidelizzati, ecc.

Anche la gestione dello sconto sul singolo prodotto rappresenta una caratteristica fondamentale in quanto permette di gestire con facilità le promozioni.

Scopri il tuo metodo e miglioralo costantemente!

Come avrai capito arrivato a questo punto: non esistono soluzioni che vadano bene per tutte le tipologie di business. Infatti in questo articolo ci siamo limitati a darti delle linee guida... Sarai tu a decidere come organizzare i dati degli articoli del tuo software gestionale o, se proprio non ce la fai, potresti chiedere il supporto di consulenti esperti che ti indicheranno la "corretta via".